Когда компания прибегает к использованию в служебных целях личного транспорта, она обязана компенсировать износ автомобиля, бензин, парковку и ремонтные работы его владельцу. То есть возместить расходы арендованного автомобиля. Чтобы не возникало вопросов и недоразумений у обеих сторон, необходимо оформить документы на использование личного транспорта в служебных целях.
Если вам требуется аренда автомобиля с водителем, обращайтесь в специалистам нашей компании.
Существуют законные способы официального использования машины в служебных целях:
- Составление в трудовом договоре соответствующей записи или дополнительного соглашения к договору;
- Заключения договора-аренды автомобиля между его владельцем и компанией, которой нужно транспортное средство;
- Получение безвозмездной ссуды;
- Заключить гражданско-правовой договор.
У каждого из этих способов имеются свои достоинства и недостатки и обе стороны выбирают наиболее приемлемые условия.
Особенности аренды автомобиля
Автомобиль на условиях аренды используют чаще всего. Фактически компания арендует ТС у своего сотрудника. Существует следующие договора аренды: с экипажем и только на автомобиль.
Аренда с экипажем предполагает участие сотрудника и предоставление услуг, как по использованию авто, так и свои услуги, связанные с управлением и техническим обслуживанием автомобиля. Обычно предприятия обычно заключают договор аренды без экипажа. Если в штатном расписании компании имеются должности водителей, но нет своего транспортного парка, договор с сотрудниками об аренде их авто разрешается.
Следующий способ, когда организация арендует автомобиль — владелец авто не принимает участие в разъездах и командировках, то есть авто арендуют без экипажа. Арендодатель – физическое лицо, владеющее машиной. Стороны заключают договор аренды на транспортное средство.
Это удобно и такое решение имеет свои положительные стороны:
- Расходы на автомобиль компенсируют в полном объёме;
- Предприятие на своё имя переоформляет страховку на авто.
Единственным недостатком является начисление налога (НДФЛ) в размере 13%.
Арендуют ТС не только у частных лиц, существуют специализирующиеся компании, где можно арендовать автомобиль по договору.
Договор аренды
Вопрос о том, где арендовать автомобиль для фирмы, решается достаточно просто. Использовать ТС по договору разрешено Гражданским кодексом РФ. Арендодатель состоит в штате компании и передаёт в аренду своё авто. Подписывается договор аренды о временном использовании транспортного средства, которым будет управлять сотрудник компании. Если владелец транспорта является штатным сотрудником фирмы, он может использовать свой автомобиль для исполнения рабочих функций. К примеру, в функциональных обязанностях указано, что характер его работы — разъездной. Поэтому он может управлять своим транспортом и договор заключается с ним, как с арендодателем ТС без экипажа. Такое использование работодателем будет компенсировано.
Арендное соглашение оформляют в письменном виде не зависимо от срока аренды. В нём прописывают:
- Объект аренды, его стоимость с учётом индексации;
- Срок аренды транспортного средства. Срок действия законом не ограничен, арендовать можно на определённый и неопределённый срок;
- Порядок внесения арендной платой с учётом индексации;
- Использование амортизационных отчислений;
- Оплата налога на транспорт;
- Правила пользования и содержания арендуемого имущества. Оплата производится собственными средствами предприятия. Оно также ответственно за прохождение капитального и текущего ремонта, содержания авто в исправном состоянии. Также арендатор за свои средства приобретает запасные части, топливо, проводит мелкий ремонт;
- Страховка авто и гражданская ответственность лиц, управляющих транспортным средством осуществляется арендатором. При получении ущерба и нанесении вреда, за все расходы также ответственен арендатор;
- Возможность передачи тс в субаренду, возможна только с согласия арендодателя.
Законодательством РФ разрешено заключать договор не только между фирмой и арендодателем, но и ИП арендует автомобиль у частного лица.
Расходы
Начисление и оплата арендной платы должна подтверждаться бухгалтерскими операциями на основе первичного документа. Для осуществления платежей нужно подготовить Акт выполненных работ, на основании которого будут проводиться выплаты. Учет арендованных автомобилей отражается в бухгалтерских документах арендатора на забалансовом счёте согласно принятой в договоре оценки. Если авто не числится на балансе, на него не начисляется амортизация.
Учёт расходов на содержание ТС в бухучёте состоит из расходов:
- Текущего и капитального ремонта;
- ГСМ на арендованный автомобиль;
- Технического обслуживания;
- Страховка арендованного автомобиля (приобретение полиса ОСАГО и добровольного страхования);
- Оплаты труда водителя или членов экипажа.
Особенности компенсации за использование машины сотрудника
Аренда должна предоставляться только на условиях заключённого договора, акта-приёмки выполненных работ и путевых листов.
В трудовом кодексе РФ указано, что работник, используемый свой автотранспорт в интересах работодателя, должен получать:
- Компенсацию за использование и амортизацию своего транспортного средства;
- Оплату за расходы, связанные с его использованием.
Постановлением № 92 утверждены суммы компенсации за использование для служебных поездок личного авто в пределах:
- Для машин с объёмом двигателя до 2000 см3 – 1200 руб. в месяц;
- Для машин с объёмом двигателя более 2000 см3 – 1500 руб. в месяц.
Также для налогообложения учитываются документально подтверждённые затраты, направленные на получение дохода и убытки, если таковые имеются.
Компенсациями учтены затраты на:
- Износ авто;
- Ремонты;
- ГСМ.
Стоимость горюче-смазочных материалов не может быть повторно включена в состав расхода.
Компаниям, арендующим автомобиль сотрудников, выгоднее выплатить компенсацию. Она оплачивается в установленных суммах. Реальные расходы по аренде отследить сложно, и они всегда будут выше утверждённых сумм компенсации.
Нужна аренда легкового автомобиля без водителя? Наша компания предоставляет данный вид услуги!
А если вас интересует доставка сотрудников до места работы, то нашем сайте вы найдете и такую услугу.
