Когда компания прибегает к использованию в служебных целях личного транспорта, она обязана компенсировать износ автомобиля, бензин, парковку и ремонтные работы его владельцу. То есть возместить расходы арендованного автомобиля. Чтобы не возникало вопросов и недоразумений у обеих сторон, необходимо оформить документы на использование личного транспорта в служебных целях.

Если вам требуется аренда автомобиля с водителем, обращайтесь в специалистам нашей компании.

Существуют законные способы официального использования машины в служебных целях:

  • Составление в трудовом договоре соответствующей записи или дополнительного соглашения к договору;
  • Заключения договора-аренды автомобиля между его владельцем и компанией, которой нужно транспортное средство;
  • Получение безвозмездной ссуды;
  • Заключить гражданско-правовой договор.

У каждого из этих способов имеются свои достоинства и недостатки и обе стороны выбирают наиболее приемлемые условия.

Особенности аренды автомобиля

где арендовать автомобиль фото

Автомобиль на условиях аренды используют чаще всего. Фактически компания арендует ТС у своего сотрудника. Существует следующие договора аренды: с экипажем и только на автомобиль.

Аренда с экипажем предполагает участие сотрудника и предоставление услуг, как по использованию авто, так и свои услуги, связанные с управлением и техническим обслуживанием автомобиля. Обычно предприятия обычно заключают договор аренды без экипажа. Если в штатном расписании компании имеются должности водителей, но нет своего транспортного парка, договор с сотрудниками об аренде их авто разрешается.

Следующий способ, когда организация арендует автомобиль — владелец авто не принимает участие в разъездах и командировках, то есть авто арендуют без экипажа. Арендодатель – физическое лицо, владеющее машиной. Стороны заключают договор аренды на транспортное средство.

Это удобно и такое решение имеет свои положительные стороны:

  • Расходы на автомобиль компенсируют в полном объёме;
  • Предприятие на своё имя переоформляет страховку на авто.

Единственным недостатком является начисление налога (НДФЛ) в размере 13%.

Арендуют ТС не только у частных лиц, существуют специализирующиеся компании, где можно арендовать автомобиль по договору.

Договор аренды

Вопрос о том, где арендовать автомобиль для фирмы, решается достаточно просто. Использовать ТС по договору разрешено Гражданским кодексом РФ. Арендодатель состоит в штате компании и передаёт в аренду своё авто. Подписывается договор аренды о временном использовании транспортного средства, которым будет управлять сотрудник компании. Если владелец транспорта является штатным сотрудником фирмы, он может использовать свой автомобиль для исполнения рабочих функций. К примеру, в функциональных обязанностях указано, что характер его работы — разъездной. Поэтому он может управлять своим транспортом и договор заключается с ним, как с арендодателем ТС без экипажа. Такое использование работодателем будет компенсировано.

где можно арендовать автомобиль фото

Арендное соглашение оформляют в письменном виде не зависимо от срока аренды. В нём прописывают:

  • Объект аренды, его стоимость с учётом индексации;
  • Срок аренды транспортного средства. Срок действия законом не ограничен, арендовать можно на определённый и неопределённый срок;
  • Порядок внесения арендной платой с учётом индексации;
  • Использование амортизационных отчислений;
  • Оплата налога на транспорт;
  • Правила пользования и содержания арендуемого имущества. Оплата производится собственными средствами предприятия. Оно также ответственно за прохождение капитального и текущего ремонта, содержания авто в исправном состоянии. Также арендатор за свои средства приобретает запасные части, топливо, проводит мелкий ремонт;
  • Страховка авто и гражданская ответственность лиц, управляющих транспортным средством осуществляется арендатором. При получении ущерба и нанесении вреда, за все расходы также ответственен арендатор;
  • Возможность передачи тс в субаренду, возможна только с согласия арендодателя.

Законодательством РФ разрешено заключать договор не только между фирмой и арендодателем, но и ИП арендует автомобиль у частного лица.

Расходы

Начисление и оплата арендной платы должна подтверждаться бухгалтерскими операциями на основе первичного документа. Для осуществления платежей нужно подготовить Акт выполненных работ, на основании которого будут проводиться выплаты. Учет арендованных автомобилей отражается в бухгалтерских документах арендатора на забалансовом счёте согласно принятой в договоре оценки. Если авто не числится на балансе, на него не начисляется амортизация.

Учёт расходов на содержание ТС в бухучёте состоит из расходов:

  • Текущего и капитального ремонта;
  • ГСМ на арендованный автомобиль;
  • Технического обслуживания;
  • Страховка арендованного автомобиля (приобретение полиса ОСАГО и добровольного страхования);
  • Оплаты труда водителя или членов экипажа.

Особенности компенсации за использование машины сотрудника

Аренда должна предоставляться только на условиях заключённого договора, акта-приёмки выполненных работ и путевых листов.

В трудовом кодексе РФ указано, что работник, используемый свой автотранспорт в интересах работодателя, должен получать:

  • Компенсацию за использование и амортизацию своего транспортного средства;
  • Оплату за расходы, связанные с его использованием.

Постановлением № 92 утверждены суммы компенсации за использование для служебных поездок личного авто в пределах:

  • Для машин с объёмом двигателя до 2000 см3 – 1200 руб. в месяц;
  • Для машин с объёмом двигателя более 2000 см3 – 1500 руб. в месяц.

Также для налогообложения учитываются документально подтверждённые затраты, направленные на получение дохода и убытки, если таковые имеются.

Компенсациями учтены затраты на:

  • Износ авто;
  • Ремонты;
  • ГСМ.

Стоимость горюче-смазочных материалов не может быть повторно включена в состав расхода.

Компаниям, арендующим автомобиль сотрудников, выгоднее выплатить компенсацию. Она оплачивается в установленных суммах. Реальные расходы по аренде отследить сложно, и они всегда будут выше утверждённых сумм компенсации.

Нужна аренда легкового автомобиля без водителя? Наша компания предоставляет данный вид услуги!

Остались вопросы?

Отставьте номер и наш менеджер обязательно перезвонит вам в ближайшее время. Он проконсультирует Вас по услугам компании, поможет выбрать подходящий транспорт и забронировать его к нужной вам дате.

Оставьте номер и мы Вам перезвоним
согласен на обработку персональных данных