Если сотрудником для служебных целей используется своя личная машина, то компания обязана компенсировать ее износ и расходы на обслуживание. Это требование прописано в статье 188 ТК РФ. Но что, если нужна машина в командировке? Как лучше всего сделать? В таком случае будет актуальна аренда машины в командировке. Наша компания предоставляет услугу — аренда мерседес с водителем. Это может решить для вас сразу множество проблем.
Условия возмещения работнику расходов на аренду авто
Варианты оформления использования автомобиля (в том числе личного) в служебных целях:
- Аренда с экипажем. В таком случае предоставляется не только транспортное средство, но и услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).
- Аренда без экипажа. В таком случае организация получает машину во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ). Без дополнительных услуг, как в первом случае.
Что касается выплаты компенсации за пользованием личным ТС работника, то при заключении договора важно обратить особое внимание описанию арендуемого авто. В договоре нужно прописать все технические характеристики. Только в этом случае соглашение будет считаться заключенным.
Акт оказанных услуг составляется в том случае, если это предусматривает договор аренды.
Налоги и учет
Для любой организации важно, чтобы оформление деловых поездок было должным образом. Поэтому этому процессу нужно уделить особое внимание.
Во время расчета налога на прибыль расходы, связанные с арендой авто, модно учесть в сумме фактических затрат. Это прописано в пп. 10 п.1 ст.264, п.1 ст.252 НК РФ. Также в состав расходов компания может включить:
- Расходы на ГСМ (пп.2 п.1 ст.253 НК РФ);
- Оплату ОСАГО, если эта обязанность возложена на арендатора (пп.1 п.1 ст.263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).
Договор аренды, акты приемки оказанных услуг и другие документы, доказывающие использование арендованной машины в производственной деятельности, являются документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды ТС. Также к таким документам относят заявку на использование арендованной машины, приказ руководителя о закреплении арендованных машин за работника и копии путевых листов, с помощью которых можно установить регулярность использования, а также маршрут движения авто и продолжительность их использования.
Налог на ТС и на имущество за арендованное авто платить не нужно. Эта обязанность владельца машины. Если компания арендует личное авто сотрудника, то НДС эта операция не облагается.
В бухгалтерском учете стоимость арендованного ТС отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Если автомобиль не числится на балансе, то и амортизация не будет начислена.
Как и где арендовать машину
Организация деловых поездок – непростая задача. Поэтому лучше всего обратиться в компанию, которая занимается предоставлением этих услуг.
Деловой туризм подразумевает встречу и ведение переговоров, научных экспедиций и конференций, инсентив программ, краткосрочных стажировок, тренингов, инспекций представительств.
Такая компания поможет организации повысить эффективность и сократить расходы на деловые поездки сотрудников с помощью индивидуальной программы, которая будет соответствовать всем потребностям. Организация сможет разработать свою собственную программу аренды автомобилей, которая включает в себя только те услуги, которые ей нужны, что поможет контролировать расходы.
Крайне важно обратиться в компанию, которая занимается деловыми поездками и предлагает современные услуги по аренде автомобилей. Специальные скидки, широкий выбор автомобилей и цены «все включено» — вот некоторые из основных преимуществ этой услуги.
А если вас интересует доставка сотрудников до места работы, то нашем сайте вы найдете и такую услугу.
